Przez ostatnie 8 lat lub nawet dłużej, chodziłem po firmach, po ludziach, zabiegałem o uwagę menadżerów i prezesów wmawiając im, że nowoczesne technologie a szczególnie oprogramowanie dla biznesu to remedium na wszystkie ich zarządcze problemy. Opowiadałem, jak oprogramowanie usprawnia biznes i jakie korzyści mogą mieć jeśli tylko pochylą swoją uwagę nad rozwiązaniem X, Y czy Z i jak zmieni się ich biznes a dochody wzrosną. Kłamałem.
Choć głośno nikt tego nie mówi, to każda firma wdrożeniowa ma na koncie projekty – porażki. O porażkach wdrożeniowych zazwyczaj się nie słyszy, ponieważ klient po prostu porzuca rozwiązanie i nie informuje o tym publicznie a dostawca dym bardziej siedzi cicho. Klienci do wdrożeń systemów usprawniających ich pracę przygotowani są bardzo różnie. Czasem mówią wprost, że jest to już ich kolejny projekt i w takich przypadkach prawdopodobieństwo powodzenia wdrożenia jest znacznie większe. Czasem błądzą w wymaganiach nie do końca potrafiąc sprecyzować swoje potrzeby. Często są gdzieś na skali pomiędzy tymi skrajnymi pozycjami. Zarówno ja, jak i mój zespół, pewnie też ze względu na rolę jaką pełnimy w łańcuchu pokarmowym dla firm przywykliśmy do opowiadania, że przecież oprogramowanie o którym rozmawiamy rozwiązuje Problemy (przez duże PE). Mimowolnie wierzymy w to i my sprzedając tę wizję klientowi.
Kłamałem. Oprogramowanie nie rozwiązuje problemów firm, problemów zarządzania, kompetencji, przepływu informacji. Oprogramowanie nie ogranicza chaosu i nie niweluje pustych przebiegów dokładnie tak jak dobry samochód nie poprawia kiepskiego kierowcy. Powiem więcej, oprogramowanie, co usłyszałem właśnie dziś na jednym ze spotkań analitycznych potrafi dołożyć pracy, chaosu i może jeszcze bardziej rozmyć kompetencje i obowiązki.
Czy zatem nasza praca doradców IT nie jest potrzebna a współczesne zdobycze są software do wyrzucenia? Mamy wracać do zarządzania przez e-maile? Absolutnie nie. Prócz zarządzania zmianą potrzebujemy głębokiego przeglądu sposobu działania firmy. Tego jakich mamy ludzi, jakie mamy standardy i czy w ogóle je mamy. Z perspektywy czasu widzę, że to właśnie klienci, menadżerowie, którzy zrobili przegląd swoich firm, spisali ścieżki postępowania i uporządkowali chaos na poziomie teoretycznym są tymi klientami z którymi dobrze się pracuje i gdzie projekty funkcjonują a nie upadają. Z pespektywy czasu widzę, że wszystkie te porażki, to były projekty, gdzie w zarządzających była głęboka wiara, że to lepszy samochód spowoduje, że firma będzie lepiej prowadzona. My jako firma IT, która częściowo bierze na siebie zarządzanie zmianą poprzez szkolenia z wdrożonego oprogramowania, nie jesteśmy kompetentni do przeglądu strategicznego firmy. Niestety często jesteśmy do tego zmuszeni wchodząc klinem pomiędzy management czy właściciela, a poszczególnych pracowników. Często nie mamy czasu lub nasze wynagrodzenie obejmuje zupełnie inny zestaw działań, niż rozwikływanie gordyjskiego węzła dotychczasowego sposobu funkcjonowania organizmu jakim jest firma.
Co zatem robić aby wdrożenia kończyły się sukcesem? Muszę założyć szczerość. Muszę założyć, że trzeba czasem steranemu właścicielowi, który często jest sam z problemami, który czasem nie ma już sił… powiedzieć „kliencie, nie jesteś gotowy na wdrożenia, nie wydawaj teraz pieniędzy u mnie, wydaj tą kasę na uporządkowanie procesów i przyjdź potem”.
Powodzenie wdrażania oprogramowania usprawniającego pracę firmy zależy od fazy rozwoju w jakiej znajduje się dana firma a w szczególności od:
- Kultury organizacyjnej
- Czy wszyscy w podobnych sprawach postępują tak samo?
- Czy wszyscy mają podobny standard komunikacji?
- Czy wszyscy mają poczucie uczestniczenia w bardziej złożonym procesie, którego są cząstką – mniejszą czy większą.
- Liczby osób, interesariuszy danej sprawy, realizacji, postępowania.
- Stylu zarządzania
- Delegowania kompetencji, odpowiedzialności lub wprost przeciwnie, stosowania mikrozarządzania.
- Specyfiki pracy, klientów, dostawców.
- Wymagań raportowych.
- Procedur, czy ścieżek postępowania co w zasadzie łączy w całość dwa powyższe tematy.
- Doboru kadr o konkretnych cechach do konkretnych zadań.
- Trzymania się ustaleń. Przez wszystkich. W tym zarząd.
Co w takim razie jest potrzebne aby podejść do wdrożenia, które może rokować na sukces? I czy mając dobrze określone powyższe punkty występuje w ogóle potrzeba wdrażania jakiegokolwiek oprogramowania? Przewrotnie powiem, że nie, ponieważ możemy umówić się, że wszystko omawiamy na telefon. Pod warunkiem, że wszyscy mamy doskonałą pamięć.
Oprogramowanie będzie tylko i aż nakładką na dobrze zorganizowaną firmę, która dzięki niemu będzie szybsza, wydajniejsza, bardziej sprawna i będzie pozostawiała ludziom więcej czasu na kreatywność i Fejsa. Będzie jak lepszy aparat w rękach kogoś kto rozumie kadr, jak droższe narty dla kogoś kto krawędziuje a nie jodełkuje. Dobre oprogramowanie jeszcze bardziej profesjonalizuje.
Co jest dobrą bazą do wdrożenia oprogramowania wspierającego działanie firmy? Kiedy zacząć ten proces? Od czego zacząć?
- Zbuduj jednolitą kulturę organizacyjną.
- Określ procesy, ścieżki postępowania, tunele świadomości (nazwij to jak chcesz) i moment przełączania zadań między osobami.
- Sprawdź, czy wszyscy odnajdują się w tak rozpisanych rolach, nakłoń / zmień reakcjonistę lub wypchnij ich za burtę.
- Sprawdź czy nie masz chomików czyli osób nadmiernie koncentrujących przepływ informacji. Takie osoby często rysują się jako niezastąpione i takie budują we wszystkich poczucie, podczas kiedy to u nich niepotrzebnie zwalnia lub zimuje masa spraw.
- Przedyskutuj co, jakie funkcje, jakie działania można usprawnić wraz z zespołem a najlepiej wykwalifikowanym trenerem biznesu i przygotuj opis potrzebnych i pożądanych narzędzi.
- Przygotuj szkic, opowieść o tym jak pracujecie, daj nam wyobrażenie o tzw. flow i pozwól powiedzieć jak można „to robić na komputerze”.
Szczególnie dedykuje ten wpis firmom w tzw. dynamicznym rozwoju.
