Często widzę ten wzrok i tą złość. Często słyszę ten wstrzymany oddech i szum krwi w aorcie. Widzę tą myśl wściekłą „Znów muszę to powtarzać”, „Mam ich wszystkich dość”.
Tak, to moi klienci. To menadżerowie, szefowie, liderzy projektów, którzy muszą znów powtarzać o co im chodzi, jaki jest ich cel, czego potrzebują. Dla nich te wymagania są proste. Ma być oprogramowanie które pomoże w X czy Y i ma działać o tak… „tak jak tutaj opowiadam”. Dla nas, firmy IT jasna jest tylko nazwa projektu i to czym się zajmuje. Tylko na bazie doświadczeń możemy wiedzieć jak funkcjonuje, ponieważ to w jakimś stopniu jest powtarzalne. Ten pierwszy etap zbliżania się do siebie, kiedy my mamy podać ceną i czas wykonania jest kluczowy i jakże niedoceniany w małych i średnich organizacjach. A jednocześnie niezbędny abyśmy świadomie mogli wyrazić swoją wizję, to jest czasochłonność i cenę.
Złość rośnie, kiedy mówimy, że potrzebna jest analiza funkcjonalna, przedwdrożeniowa. „Czemu mam za to płacić, przecież chcę zatrudnić ekspertów a przecież TU jasno mówię czego potrzebuję, czy marnuję na was mój czas?”. Część firm IT w takich przypadkach podkula ogon i czasochłonność wysysa z przysłowiowego palca oceniając potencjał budżetowy po biurze, meblach i innych pomniejszych detalach. Część wychodzi z niczym rzeczywiście mając poczucie obopólnie zmarnowanego czasu.
Trzeci stopień to już irytacja i często odpuszczenie, kiedy przychodzi do porównania ofert różnych firm. Każda z tych firm przygotowała ofertę na podstawie rozmowy, która jak by jej nie prowadzić doprowadza do innych wniosków, inaczej rozkłada akcenty i przede wszystkim jest moderowana przez inny zestaw pytań każdej z firm. Nikt tego nie powie głośno, ale po nastu latach wiem, że często brak decyzji z kim idziemy wynika właśnie z tego, że klient nie umie porównać ofert i wybrać.
Najwyższym stopniem jest wściekłość. Walka. Czasem Sąd. To co wydawało się oczywiste i omawiane w szalenie miłej atmosferze na samym początku, przy herbatce, dziś dzieli. Okazuje się czasem, że definicja paczki zapałek jest skrajnie różna i dostarczony produkt nie spełnia wyobrażeń klienta.
A gdyby tak zacząć działać jak marketingowcy? W świecie marketingu króluje brief. Brief wszystko definiuje, brief spisuje klient, brief uzupełniany jest o pytania oferentów i oferty, które z wyjątkiem kreacji stają się do siebie podobne. Bardzo proste – powie ktoś – ale na poziomie obrazków i haseł – ale jak ja mam profesjonalnie opisać wymagania dla tych kolesi we flanelowych koszulach kiedy ja nie rozumiem połowy słów które oni wypowiadają?
I to jest właśnie ten moment, kiedy szczerze polecam coś co być może zmniejszy mój potencjalny przychód:
Zrób swoją własną analizę.
- Zamów ją niezależnie od dostawcy!
- Opisz wymagania w oderwaniu od programów, które znasz!
Niech oni, oferenci udowadniają, że mają te funkcje lub opiszą jak je doprogramują. Niech to odbędzie się na poziomie ofertowym.
Ale to koszt – ktoś powie – i dodatkowy czas, a soft musi już działać za miesiąc! Projektów na jutro nikt nie przeskoczy i nikt nie wykona, więc to zastawny na odrębny wpis, natomiast koszt takiej analizy nie musi być duży. Zazwyczaj to kilkanaście godzin rozmów i kilkanaście godzin opracowania. Koszt niewspółmiernie mały do potencjalnego błędu lub czasu poświęconego na niesformatowane rozmowy z oferentami. To inwestycja we wzorzec, który pozwoli prowadzić projekt wyboru oferenta nawet osobie nie znającej wszystkich zakamarków firmy, to możliwość uwalniania ważnych, prezesowskich, zarządczych zasobów do celów statutowych firmy. Warto mieć własną analizę.
