Felieton ukazał się w Polska The Times 26 czerwca 2020 r.
„Dzień dobry, tu Urząd Gminy Suchożebry. Obecnie wszyscy konsultanci są zajęci. Polecamy kontakt przez nasz system internetowy i aplikację mobilną, gdzie z pomocą podpisu elektronicznego załatwisz wszystkie sprawy”. Futurologia? Niekoniecznie. Okazuje się, że światowy lockdown, może przyczynić się również do szybkiej cyfrowej transformacji w urzędach wsi, miast, gmin i powiatów. Brałem ostatnio udział w dyskusji – oczywiście zdalnej – w ramach Kongresu Zarządzania Administracją Samorządową, na temat problemów i wyzwań związanych z pracą urzędników z domów.
Okazuje się, że urzędy poradziły sobie z tym zadaniem mniej więcej tak jak biznes. Każda instytucja, która do tej pory polegała na pracy w określonej lokalizacji, miała, i pewnie w jakimś stopniu ma dalej, te same problemy. Są to głównie zagadnienia informatyczne, czyli dostępność komputerowego sprzętu przenośnego, zabezpieczenie danych poza miejscem ich przetwarzania, bezpieczne łącza internetowe oraz mentalność pracowników. Niestety! Nie każdy umie pracować zdalnie, nie każdy się w tym odnajduje i nie każdy ma do tego warunki, szczególnie kiedy domowe zacisze to kawalerka i chwilowo, kiedy wszyscy pracują zdalnie łącznie z dziećmi, jest zatłoczona bardziej niż tramwaj w szczycie komunikacyjnym. Kluczowe jest też zrozumienie przez urzędników, że pomimo papci na nogach i papilotów na głowie, jest się w pracy, że ten czas jest ściśle określony co do roli, jaką się pełni. Z kolei kierownicy muszą zmienić podejście do rozliczania pracy swoich podwładnych. Trudno kontrolować pracę na czas, a zmiana podejścia i praca zadaniowa to wbrew pozorom bardzo duża i trudna zmiana dla obu stron. Być może zauważeni zostaną wreszcie jako zbędni ci, którzy w dziwny sposób, przez lata pozostawali na co dzień niewidoczni i nie wnoszą do pracy swoich urzędów zbyt wiele? Z codziennej perspektywy postrzegania naszych problemów, mogą irytować nas na przykład kolejki pod urzędami lub inne, wydawałoby się efekty braku organizacji. Jednak całkowita zmiana, przełączenie się w nieznane do tej pory sposoby działania w ciągu dwóch miesięcy byłaby wyzwaniem również dla biznesu. W obszarach zmiany organizacyjnej i kulturowej związanej z transformacją cyfrową działam od ponad dekady i po stronie biznesu widzę równie dużo problemów zarówno proceduralnych, jak i mentalnych. To po prostu musi chwilę potrwać.
Dla samorządów prawdziwym problemem, który należy rozwiązywać kompleksowo, jest prawodawstwo. Wedle relacji moich współpanelistów z kongresu jest mnóstwo problemów, które często wymuszają lub uniemożliwiają na przykład pracę z użyciem elektronicznego obiegu dokumentów. To wpływa zarówno na pracę samych urzędów, współpracę między różnymi jednostkami, jak i nami, załatwiającymi swoje sprawy obywatelami. Wnioskiem z dyskusji było to, aby prawodawca lepiej zastanawiał się nad skutkami wprowadzanych regulacji. Jak zawsze przy cyfryzacji państwa, również tym razem wracamy do źródeł. Do ustawodawcy, gdzie, według strony sejmowej średnia wieku posła to 50 lat. Do Ministerstwa Cyfryzacji, które niespecjalnie ma posłuch i kompetencje i innych państwowych instytucji, które problemu nie dostrzegają. Coś czuję, że ostatecznie będzie jak zawsze. Polak niezależnie od sytuacji będzie musiał sobie jakoś poradzić.
